Transformasi Kinerja : Dinas Kominfo Sosialisasikan SiMaya di BKPSDM

Transformasi pelaksanaan kinerja dari “manual” ke “digital” terus diupayakan dalam rangka memperbaiki dan meningkatkan kinerja birokrasi pemerintahan di daerah. Perkembangan teknologi informasi yang demikian cepat mau tidak mau menuntut kemampuan Aparatur Sipil Negara untuk memahami teknologi “apa” dan “bagaimana” yang tepat dan dibutuhkan dalam rangka meningkatkan kinerjanya sekaligus mempercepat terwujudnya visi dan misi daerah.

Untuk hal tersebut, Kepala Badan Kepegawaian dan Pengembangan SDM Kabupaten Barito Selatan meminta Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Barito Selatan melakukan sosialisasi tentang pemanfaatan Aplikasi SiMaya dengan harapan dapat segera memanfaatkan aplikasi tersebut untuk menunjang kinerja BKPSDM. Sosialisasi SiMaya yang dilaksanakan pada hari Rabu, tanggal 21 Oktober 2020 di ruang pertemuan BKPSDM dihadiri oleh sebagian besar Aparatur Sipil Negara dan Pegawai Tidak Tetap di lingkungan BKPSDM Kabupaten Barito Selatan sejak pukul 10.30 dan berakhir pada pukul 13.30 WIB.

Menurut Pahmi Mintaraga, Kepala Bidang Komunikasi dan Informatika Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Barito Selatan (selaku narasumber), Aplikasi SiMaya merupakan aplikasi berbagi pakai milik Kementerian Komunikasi dan Informatika yang dapat digunakan oleh seluruh perangkat daerah sebagai aplikasi persuratan digital. Dengan aplikasi ini, maka penyelesaian sebuah dokumen akan berproses lebih cepat dan terpantau sampai dimana penanganan sebuah surat masuk maupun surat keluar telah dilaksanakan atau ditindaklanjuti. Pendokumentasian surat masuk dan keluar secara digital akan lebih baik dan pencarian sebuah dokumen akan sangat mudah jika dibutuhkan.

Dalam sosialisasi ini, disampaikan lebih jauh oleh narasumber bagaimana penanganan surat masuk dari Tata Usaha hingga sampai tindak lanjut pada pejabat Administrator, Pengawas dan Pelaksana (JFU/JFT) dan penanganan Surat Keluar dari pelaksana hingga pimpinan SOPD dan pendistribusian surat baik secara digital maupun secara manual. Proses ini tidak akan memakan waktu yang lama karena proses pembuatan konsep surat yang selama ini sering bolak-balik antara pelaksana, pengawas dan administrator tidak akan terjadi lagi karena semuanya langsung terjadi dalam aplikasi SiMaya. Selain itu, bahwa proses ini akan menghemat banyak penggunaan kertas atau bahkan tanpa kertas sama sekali (paperless). Meskipun banyak pertanyaan yang disampaikan kepada narasumber namun secara keseluruhan materi dan cara pengaplikasian SiMaya dapat dipahami secara baik oleh semua pegawai BKPSDM.

Pemanfaatan SiMaya juga akan banyak membantu kinerja ASN di masa pandemi saat ini. Work From Home (WFH) yang dilakukan sebagian ASN tidak akan menjadi penghambat atau penyebab tidak terselesaikannya pekerjaan tepat waktu, ASN akan tetap dapat menyelesaikan pekerjaannya dan menyampaikan pada pimpinan secara online dan cepat. Aplikasi ini juga membantu pimpinan organisasi perangkat daerah dalam mendistribusikan sebuah dokumen dan memantau sampai dimana tindak lanjut dokumen tersebut sehingga tidak ada lagi sebuah dokumen terbengkalai dan lambat hanya gara-gara Dinas Luar, WFH dan lain sebagainya.

Oh ya….mindset tentang WFH yang selama ini dipahami oleh ASN secara salah perlu diluruskan. Bahwa WFH bukanlah libur, tetapi bekerja dari rumah. Pekerjaan yang tidak selesai di kantor dapat dikerjakan di rumah sehingga dokumen dapat terselesaikan tepat waktu. Seorang pimpinan dapat memanggil seorang ASN pada saat WFH untuk hadir ke kantor jika dibutuhkan. Jadi sekali lagi diingatkan, WFH BUKAN LIBUR ya…. Jangan matikan Hp pada saat WFH siapa tahu pimpinan membutuhkan. Pantau aplikasi SiMaya siapa tahu ada dokumen yang perlu diselesaikan #pzh